Η Χρησιμότητα ενός Τηλεφωνικού Κέντρου σε μια Επιχείρηση και οι Διαφορές του από τους Παρόχους Τηλεφωνίας

 

Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο, η άμεση και ποιοτική επικοινωνία με πελάτες, συνεργάτες και προμηθευτές είναι κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας. Ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία που εξυπηρετούν αυτήν την ανάγκη είναι το τηλεφωνικό κέντρο (PBX – Private Branch Exchange). Ώστόσο η χρήση τη, δεν πρέπει να συγχέεται με τους παρόχους τηλεφωνίας, οι οποίοι αποτελούν τον φορέα πρόσβασης στο τηλεπικοινωνιακό δίκτυο. 

Ποια είναι όμως η χρησιμότητα ενός τηλεφωνικού κέντρου?

Το τηλεφωνικό κέντρο λειτουργεί ως «καρδιά» της εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας μιας επιχείρησης. Παρέχει κεντρική διαχείριση κλήσεων, όπου
όλες οι εισερχόμενες κλήσεις συγκεντρώνονται σε ένα σημείο και δρομολογούνται στον κατάλληλο υπάλληλο ή τμήμα (π.χ. πωλήσεις, υποστήριξη, λογιστήριο). Παράλληλα, η χρήση τηλεφωνικού κέντρου προσφέρει επαγγελματική εικόνα στην επιχείρηση. Μέσω της χρήσης χαιρετισμών με ηχογραφημένα μηνύματα, μουσική αναμονής και δομημένα μενού (IVR) βελτιώνεται η εμπειρία του πελάτη και προβάλλεται μια πιο επαγγελματική εικόνα. Είναι σημαντικό να τονιστούν και τα οφέλη που λαμβάνουν οι εργαζόμενοι της επιχείρησης καθώς μπορούν εύκολα να επικοινωνούν μεταξύ τους μέσω εσωτερικών γραμμών, χωρίς χρέωση, ακόμα και σε διαφορετικά υποκαταστήματα. Δεν θα πρέπει να ξεχνάμε πως μέσω σύγχρονων τηλεφωνικών κέντρων (IP PBX), μια επιχείρηση μπορεί να προσθέτει νέες γραμμές ή λειτουργίες ανάλογα με τις ανάγκες της, χωρίς πολύπλοκες παρεμβάσεις καθώς και να διασυνδέεται με CRM, helpdesk ή λογιστικά συστήματα, επιτρέποντας καλύτερη οργάνωση της πληροφορίας. Τέλος, παρέχεται δυνατότητα στατιστικού ελέγχου μέσα από αναφορές για τον όγκο και τη διάρκεια των κλήσεων, τον χρόνο αναμονής ή την απόδοση των ομάδων υποστήριξης, δίνοντας πολύτιμα στοιχεία για βελτίωση της εξυπηρέτησης.

Οικονομικά Οφέλη και Εξοικονόμηση Κόστους από τη χρήση Τηλεφωνικού Κέντρου:

Ένα τηλεφωνικό κέντρο, ειδικά στις σύγχρονες IP-based εκδόσεις του, δεν αποτελεί μόνο εργαλείο καλύτερης οργάνωσης· προσφέρει και σημαντικά οικονομικά οφέλη σε σχέση με τη χρήση παραδοσιακών τηλεφωνικών γραμμών:

 

 

1. Μείωση τηλεπικοινωνιακών χρεώσεων
   Με την αξιοποίηση VoIP (Voice over IP), πολλές κλήσεις γίνονται μέσω διαδικτύου, μειώνοντας το κόστος διεθνών και υπεραστικών κλήσεων.   

2. Δωρεάν εσωτερική επικοινωνία
   Οι κλήσεις μεταξύ εσωτερικών γραμμών ή υποκαταστημάτων της ίδιας εταιρείας πραγματοποιούνται χωρίς επιπλέον κόστος, ανεξαρτήτως γεωγραφικής θέσης.

3. Καλύτερη αξιοποίηση των γραμμών
   Αντί να έχει κάθε εργαζόμενος μια ξεχωριστή τηλεφωνική γραμμή από τον πάροχο, το τηλεφωνικό κέντρο μοιράζει δυναμικά τις διαθέσιμες γραμμές. Έτσι μειώνεται ο αριθμός γραμμών που χρειάζεται να πληρώνει η επιχείρηση.

4. Ενιαία τιμολόγηση και έλεγχος
   Μέσω των αναφορών του τηλεφωνικού κέντρου, η διοίκηση μπορεί να εντοπίσει άσκοπες κλήσεις ή υπερβολική χρήση και να εφαρμόσει πολιτικές που μειώνουν το κόστος.

5. Μείωση εξόδων εξοπλισμού και υποδομών
   Τα cloud-based τηλεφωνικά κέντρα μειώνουν την ανάγκη για ακριβό φυσικό εξοπλισμό (π.χ. PBX server), ενώ επιτρέπουν την κλιμάκωση ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης, ώστε να πληρώνει μόνο για ό,τι πραγματικά χρησιμοποιεί.

6. Μείωση κόστους υποστήριξης
   Λιγότερες παραδοσιακές γραμμές σημαίνουν λιγότερη συντήρηση, λιγότερες επισκέψεις τεχνικών και λιγότερα προβλήματα που σχετίζονται με το παλιό δίκτυο.

Οι διαφορές με τους παρόχους τηλεφωνίας

Ενώ το τηλεφωνικό κέντρο είναι το «εσωτερικό σύστημα διαχείρισης», οι πάροχοι τηλεφωνίας (σταθερής ή VoIP) έχουν διαφορετικό ρόλο. Οι βασικές διαφορές είναι έγκειται στο ότι ο πάροχος τηλεφωνίας προσφέρει πρόσβαση στο δίκτυο (τηλεφωνικές γραμμές, αριθμούς, κλήσεις προς το εξωτερικό δίκτυο), ενώ το τηλεφωνικό κέντρο διαχειρίζεται πώς αυτές οι γραμμές αξιοποιούνται μέσα στην επιχείρηση. Επιπλέον, ο πάροχος επικεντρώνεται στη συνδεσιμότητα, χρέωση και ποιότητα της τηλεπικοινωνιακής υπηρεσίας ενώ το τηλεφωνικό κέντρο εστιάζει στην οργάνωση, αυτοματοποίηση και βελτίωση της εμπειρίας επικοινωνίας. Τέλος, ο πάροχος παρέχει τις «γραμμές» (παραδοσιακές ή VoIP) ενώ το τηλεφωνικό κέντρο είναι το «λογισμικό/υλικό» που αποφασίζει πού θα πάει κάθε κλήση.

Συμπερασματικά, το τηλεφωνικό κέντρο δεν αντικαθιστά τον πάροχο τηλεφωνίας αλλά λειτουργεί συμπληρωματικά. Ο πάροχος είναι το «κανάλι επικοινωνίας» με τον έξω κόσμο, ενώ το τηλεφωνικό κέντρο είναι το εργαλείο που επιτρέπει στην επιχείρηση να οργανώσει και να αξιοποιήσει στο μέγιστο τις τηλεπικοινωνίες της.

Για μια σύγχρονη επιχείρηση, η επένδυση σε τηλεφωνικό κέντρο προσφέρει επαγγελματική εικόνα, καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, ευελιξία και αποδοτικότητα, στοιχεία που τη διαφοροποιούν από τον ανταγωνισμό.

Οι έμπειροι και καταρτισμένοι τεχνικοί της dbSoft ,εταιρείας ασύρματης παραγγελιοληψίας είναι στο πλευρό του κάθε επαγγελματία για να του παρέχουν όλες τις απαραίτητες και σύγχρονες λύσεις στον τομέα της τιμολόγησης και της ασύρματης παραγγελιοληψίας. Για περισσότερες πληροφορίες κάντε κλικ στο σύνδεσμο σχετικά με τη γκάμα λογισμικών προγραμμάτων εστίασης της dbsoft καθως και δωρεάν Demo και παρουσιάσεις παραγγελιοληψίας.